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Oficinas virtuales: configuración del presente y futuro en los espacios laborales y corporativos

El modelo de negocios corporativo está virando hacia esquemas más flexibles con modalidades híbridas en el sector inmobiliario. En este sentido, la renta de espacios para oficinas tiene un nuevo componente virtual, que debe continuar con la formalidad, seguridad y respaldo que buscan la mayoría de las marcas y negocios en el mundo. 

Por ello, la oficina virtual, que ya representaba una opción muy importante, vuelve a destacar al proporcionar una suerte de herramientas y equipamiento, tanto para aquellos negocios que necesitan ocupar el espacio de manera escalonada, pero no de forma fija, como para los que requieren servicios específicos y personalizados.

La oficina virtual es una opción de gasto inteligente, ya que permite concentrar el tiempo y el dinero para lo verdaderamente importante, sin perder los beneficios de una oficina tradicional.

A su vez, cumple con la necesidad de una estructura formal con capacidad para atender a los clientes, conservando el prestigio, la flexibilidad, la concentración de tareas y la expansión a otras regiones y sucursales, que le darán a tu negocio la proyección que necesita.

Qué es una oficina virtual

Es una modalidad corporativa en donde puedes usar espacios de manera parcial y específica, y de forma digital y a distancia. En este sentido, te brinda la posibilidad de visitar clientes, trabajar bajo tus propios horarios y dotar de mayor libertad a tu equipo de colaboradores (1).

Oficina virtual Vallejo Properties
La oficina virtual combina las posibilidades de espacio físico y digital para tu negocio.

Con este tipo de oficina, también puedes ocupar los espacios físicos de manera presencial, pues su objetivo es concentrar las tareas más importantes de corte colaborativo y ejecutivo, de cara a los clientes, para contar con una dirección fiscal, que sigue siendo muy relevante a nivel profesional, además de tener una atención personalizada a distancia de tu mensajería o llamadas, como parte de las herramientas que ofrece.

El planteamiento de la reactivación económica pretende hacer más eficientes los tiempos y espacios de producción laboral.

Dicho de otra forma, la oficina virtual es una plataforma digital para realizar operaciones de forma remota, además de contar con la dirección física de tu empresa, proveyendo de un espacio para ser ocupado cada vez que lo necesites (2). 

Si te interesa el tema inmobiliario, especialmente en la Ciudad de México, te sugerimos leer nuestro artículo sobre las tendencias, empresas y recomendaciones del sector. 

Para qué sirve la oficina virtual: contexto y rediseño

En medio de un contexto de cambios en todos los rubros, se cree que algunos serán permanentes, sobre todo en el regreso y diseño de los espacios de trabajo. Por eso es importante considerar a la oficina virtual como una opción relevante para las nuevas modalidades.

Cambio de las oficinas con el COVID-19
El 73% de los encuestados aseguró que habrá cambios definitivos, mientras que sólo el 1.45% aseguró que “no” y el 24.64% dijo que “serían temporales”. Fuente: Inmuebles24.

En este punto, sugerimos que consideres las características de las oficinas del futuro para estar al día con las tendencias y necesidades de los equipos de trabajo, con el objetivo de concentrar los esfuerzos en ofrecer espacios seguros, ya que habremos de adecuarnos a esta nueva realidad.

Encuesta Inmuebles24
Los encuestados respondieron sobre los cambios que habrá en las oficinas, considerando a los paneles de separación y la amplitud de los espacios como los más importante. Fuente: Inmuebles24.

En este sentido, las oficinas del futuro se visualizan como espacios flexibles, virtuales y modernos, con áreas de coworking o sucursales para la redistribución del personal, siendo clave conservar algunas tareas a distancia, mientras que otras deberán ser realizadas en espacios destinados para ello (3).

Los cubículos individuales, los lugares cerrados y los horarios estandarizados parecen ser cosa del pasado. En esta reconfiguración también se debe considerar que habrá mejores turnos, jornadas laborales presenciales cortas y productivas, y con espacios adaptados para que los trabajadores puedan regresar o seguir asistiendo de manera segura (3).

De esta manera, la oficina virtual es una opción flexible que puede responder a las nuevas necesidades, creando condiciones para la producción en la esfera económica, además de generar entornos confiables para los trabajadores en actividades específicas, con características imprescindibles como la ventilación, los paneles de separación, la apertura automática de puertas, el uso de ascensores con voz y la señalética. 

En Vallejo Properties contamos con el espacio idóneo para llevar a cabo tus actividades laborales de manera virtual o presencial en la Ciudad de México y el Estado de México. Escríbenos para poner a disposición nuestro catálogo de opciones.

Conoce las zonas y recomendaciones de las oficinas en renta en la CDMX, en el texto que preparamos para ti.

Beneficios de las oficinas virtuales

Es muy importante adaptarse a las nuevas modalidades que te permitirán tener un negocio vigente, donde puedas llevar a cabo juntas, exposiciones o cursos, además de atender a los clientes.

Este tipo de oficina te permitirá reorganizar y enfocar tus actividades más ejecutivas y que requieren la presencia de los equipos de trabajo o del contacto con el cliente. A su vez, esto estimulará la concentración y la generación de resultados con mayor orden.

Además, el precio puede ser más accesible porque pagas sólo por el tiempo usado. Esto te permite crear una estrategia para utilizar el espacio de manera escalonada y con capacidad limitada, tal como se recomienda en el ámbito científico.

Así cumplirás con la serie de medidas que la pandemia por Covid-19 ha traído, de manera que la virtualidad se convierta en un eje complementario y fundamental en la reactivación de la vida laboral.

Otro aspecto a destacar es la posibilidad de personalizar el conjunto de características de las oficinas virtuales, que pueden ir acorde con tus proyectos y negocios.

Otro de los beneficios es el ahorro de costos de los servicios básicos que están siendo muy utilizados durante el home office, como el internet, la electricidad, el agua, la limpieza y el mobiliario (sillas y escritorios). Así contarás con oficinas equipadas y listas para ser usadas. Además de tener espacios lo suficientemente iluminados, sanitizados, espaciosos y ventilados.

Seguridad de las oficinas virtuales Vallejo Properties
La modalidad de oficina virtual brindará la seguridad para llevar a cabo actividades específicas en horarios determinados.

Esta configuración otorga mayor libertad y genera menor estrés para el equipo de trabajo, pero también demanda disciplina para ocupar y aprovechar mayormente los espacios. Por otra parte, es importante destacar la mejora en los canales de comunicación y la productividad en comparación con las fugas de tiempo en la oficina tradicional.

Además de trabajar desde cualquier lado, maximizas tu eficiencia, reduces tus gastos y amplías tus redes de contratación (2). Este grado de movilidad es ideal para el mundo cambiante en el que vivimos.

El hecho de asistir y resolver de forma remota, además de enfocar los esfuerzos presenciales para determinadas actividades, permite tener mayor conocimiento y control del tiempo y la inversión monetaria que eso significa.

En Vallejo Properties contamos con ubicaciones en la Ciudad de México y el Estado de México para que puedas acondicionar estos inmuebles, según tus necesidades de arrendamiento o subarrendamiento. Conoce más detalles de nuestras instalaciones.  

Si te interesa conocer las tendencias y recomendaciones para la renta de oficinas en la nueva normalidad, consulta nuestro artículo.

Servicios básicos y especializados de las oficinas virtuales

Te sugerimos que tomes en cuenta los servicios que incluye la renta de este tipo de espacios, que pueden ser en modalidad de domicilio fiscal o virtual:

    • Oficinas bien equipadas.
    • Recepción de mensajería, correspondencia y llamadas.
    • Atención de notificaciones de instituciones.
    • Carpeta digital y atención de correo electrónico.
    • Uso de instalaciones (en horas, según la sucursal y el horario que elijas).
    • Internet.
    • Sala o salas de juntas o capacitación.
    • Copias, escaneos, impresiones.
    • Zona de coworking.
    • Coffee break y jardín.
    • Equipo, como computadoras y cañones, según el número de usuarios registrados.
    • Estacionamiento.
    • Línea telefónica.
    • Atención a visitantes.
    • Servicio de recepción y secretarial.

De esta manera puedes gestionar tu perfil empresarial dando atención a lo que más necesitas con un alto grado de disponibilidad.

Recuerda que es muy importante realizar tus operaciones de forma remota, a la vez que contar con una dirección real donde los clientes puedan visitarte las veces que quieran. Asesórate con nosotros y elige el espacio adecuado para ti, contáctanos para ofrecerte la solución inmobiliaria que necesitas.

También puedes contar con un plan híbrido que combine la oficina virtual con el uso de horas fijas de manera presencial.

Además de los elementos básicos en la renta de una oficina de este tipo, también se puede llegar a contar, en algunos casos, con servicios premium, que dependen del proveedor, como:

  • Recepción y concierge secretarial bilingüe.
  • Asesoría legal, digital y fiscal básica, para manejar tu negocio desde distintas áreas.
  • Acceso a networking.
  • Servicio de traslado (recepción de personas en aeropuerto, envío de paquetería, chofer, mensajería).
  • Capacitaciones sobre temas de tu sector. 

Conoce las claves para las nuevas formas de trabajo en 2021 
con nuestro artículo sobre las oficinas modernas.

Servicios de las oficinas virtuales Vallejo Properties
Las oficinas virtuales brindan servicios específicos para la administración de tu negocio, además de contar con espacios para atender a tus clientes, como las salas de juntas.

Oficina virtual: claves y perspectivas

La oficina virtual es un espacio ideal para dar una imagen profesional y positiva a tus visitantes o clientes a través de los detalles: dirección comercial, formas de contacto y espacio de reuniones.

También representa una forma de abrirse camino en nuevos mercados, ya que puedes transitar de la virtualidad al espacio físico, mediante estrategias de instalación en las regiones de tu interés, por medio de sucursales acordes con tu trato comercial.

Esta es una opción siempre presente que le dará empuje a tu red profesional y productiva para ser parte de los escenarios económicos más importantes a nivel nacional, además de facilitar la administración de tu negocio y lograr un equilibrio entre tu vida laboral y personal.  

Ya sea que estés buscando esta modalidad para tu negocio o que tu negocio busque brindar este tipo de espacios para subarrendamiento, en Vallejo Properties podemos ofrecerte el inmueble ideal. Te brindamos el 25% de descuento en tu renta para los primeros seis meses, si eres cliente nuevo. Contáctanos para encontrar el espacio perfecto de tu negocio. 

Conoce más detalles sobre la reactivación económica
y su impacto en el alquiler de oficinas.  

Referencias

1. IVO. ¿Qué son las oficinas virtuales y cómo funcionan? IVO, 2020. Consultado el 28 de abril de 2021.

2. David Ben. ¿Qué es una Oficina Virtual? Starthub Centers, 2020. Consultado el 29 de abril de 2021. 

3. Daphne García. ¿Cómo serán las oficinas post COVID-19? Inmuebles24, 2020. Consultado el 28 de abril de 2021.

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