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Renta de oficinas: guía de tendencias y recomendaciones para la nueva normalidad

Ante la reciente contingencia, las nuevas prácticas extendidas de teletrabajo y home office han cambiado el paradigma de la oficina, tal como se había visto hasta ahora. A partir de esta época de transición se prevé que habrá, en general, un cambio de modelo.

Esta modificación considera una tendencia a hacer remotos puestos de trabajo y a convertir la dinámica en un sistema mixto, que combine actividades presenciales (de colaboración, trabajo en equipo) con otras a distancia (procedimentales, administrativas). Todo depende del giro de la empresa y la evaluación en términos de productividad (1).

Se estima una baja del 30 al 35% en la cantidad
de personas que volverá a trabajar en oficina (1).

Sin embargo, estos espacios siguen siendo un lugar apropiado para reunir al equipo de trabajo. Si bien la pandemia por coronavirus ha reordenado las dinámicas laborales, comerciales e industriales, y las ha volcado hacia lo digital, los espacios físicos siguen cumpliendo funciones específicas para determinados negocios.

Estas funciones se centran en hacerse visibles ante la competencia, dar atención personal al cliente, llevar a cabo reuniones importantes, situar a los colaboradores en un espacio de identidad, entre otras actividades relevantes.

Sin duda, la contingencia ha posicionado a las personas y los negocios en un momento crítico y reflexivo, con ajustes sin precedentes para prácticamente todas las industrias. 

Especialmente, en el caso de la inmobiliaria se están considerando varios escenarios y estrategias que permitan seguir apoyando a los proyectos, negocios y empresas, a la vez que se llevan a cabo políticas en sintonía con la continuidad y productividad de las empresas, las tendencias en el mercado, las situaciones particulares al interior de los negocios y las disposiciones sanitarias a nivel federal y local.

Si quieres saber más sobre los cambios en las inmobiliarias tras la contingencia, te sugerimos leer: “Inmobiliarias en CDMX: guía de tendencias, empresas y recomendaciones tras la pandemia”.

Cambios de distanciamiento en el regreso a la nueva normalidad en las oficinas Vallejo Properties
Las oficinas aplicarán algunos cambios de distanciamiento en el regreso a la nueva normalidad para cumplir con las normativas de higiene y menor densidad.

Comparativa de las características de oficinas en renta tras la pandemia

Es importante considerar las características que se habían desarrollado como parte del concepto de oficinas modernas, para actualizar la perspectiva y conocer los cambios que se vienen para cada uno de estos términos a raíz de la pandemia (2):

1. Mobiliario ergonómico. Tanto si cuentas con una oficina amueblada como si no, es importante considerar la comodidad del espacio para tus colaboradores y clientes, con la idea de evitar situaciones de estrés que desencadenen afectaciones físicas, a la vez que se impulse la concentración en un ambiente apacible. Esto también debe ir acorde con la imagen que quieres proyectar.

2. Espacios multifuncionales. Muchas oficinas que se han adaptado o construido desde un inicio para llevar a cabo diversas actividades, como reuniones, momentos de dispersión y/o descanso, comidas y ejercicio en un mismo lugar, están reconsiderando la multifuncionalidad de los espacios en términos sanitarios. En este punto es importante señalar la tendencia de los usos mixtos que sugiere la coexistencia de espacios residenciales, comerciales y laborales en un mismo edificio: departamentos, locales, centros comerciales, bodegas y oficinas.

3. Tecnología integrada. Esto ayudará a eficientar procesos, a mejorar la estancia de los colaboradores y a facilitar el desarrollo de actividades. Sobre todo, tras la pandemia, será necesario agotar los recursos y herramientas para mantener las disposiciones de sanitización e higiene en los lugares de trabajo y promover la sana distancia, además de resolver comunicaciones de manera remota mediante la tecnología.

4. Entornos colaborativos. Si bien la tendencia reciente apuntaba al coworking, donde México ocupó el primer lugar en América Latina (3), con grandes espacios abiertos para fomentar la comunicación, productividad y creatividad, en el nuevo contexto se reducen y puntualizan las actividades, así como los encargados de ejecutarlas, en espacios privados y seguros, por lo que la colaboración adquiere un giro digital o, en todo caso, mixto.

5. Espacios abiertos. Este punto, especialmente, ha sido enfatizado debido a las nuevas normativas, donde se hace necesario tener una buena ventilación e iluminación, aunque de manera controlada para evitar la expansión del coronavirus.

Si había un cálculo aproximado de un metro cuadrado
por persona, ahora será de 1.5 m2 (4)..

Si bien ya se estaban realizando algunos de estos cambios y adecuaciones, en este momento, más que ser un plus, será el estándar sanitario que se va a exigir en todos los espacios.

Sobre todo cuando se considera la elevada cifra de trabajadores en la Ciudad de México y su zona metropolitana, que es de poco más de 1 millón 867 mil personas, distribuidas en 11 zonas de alta demanda de oficinas: Polanco, Reforma, Lomas Palmas, Santa Fe, Insurgentes, Periférico Norte, Periférico Sur, Interlomas, Lomas Altas, Bosques y Azcapotzalco (5).

En Vallejo Properties contamos con espacios para oficinas en renta en la zona de Vallejo, Polanco y la colonia Juárez, que son áreas estratégicas en la actividad económica, industrial y comercial de la Ciudad de México. Si quieres saber más detalles sobre sus características, ponte en contacto con nosotros.

Si lo que te interesa son los locales comerciales, te compartimos una guía al respecto:
“Renta de locales comerciales en CDMX: costos y beneficios”.

Mobiliario y espacios en oficinas delimitados para guardar distancia Vallejo Properties
El mobiliario y los espacios en las oficinas estarán delimitados para guardar distancia entre sí, y respetar la zona de circulación para las personas, que será, de preferencia, unidireccional.

Panorama de la renta de oficinas en la pospandemia

Dentro del contexto que se avecina para el sector de la renta de oficinas, tanto para quienes arriendan como para los que quieren expandir su negocio, existen escenarios importantes que deben ser tomados en cuenta.

Permanencia del home office

Las personas que no habían podido trabajar de esta manera hasta ahora pueden encontrar más estimulante y productivo hacerlo de forma remota, para ahorrarse tiempos y gastos de traslado y realizar, además, otras actividades relegadas hasta entonces, que tienen que ver con el ámbito personal y doméstico. 

Para las empresas esto representa una inversión muy fuerte en términos de digitalización absoluta y eso podría tardar, o ser imposible de realizarse en algunos casos, dependiendo del giro y el alcance económico y de desarrollo que tenga la empresa (1).

Modelo mixto

En este esquema, que está siendo seriamente considerado por muchas empresas, se puede combinar la asistencia de algunos días a la semana o a la quincena en la oficina, para cumplir con tareas y eventos específicos

Las personas que consideren importante satisfacer la socialización y el trabajo en equipo, valorarán estos espacios en oficinas equipadas para tales dinámicas, a la vez que podrán trabajar a distancia y mantenerse en comunicación, sin que eso represente una baja en el rendimiento y productividad de la empresa (1).

Vuelta total a la oficina

En algunos casos, según el giro y las posibilidades de la empresa, la completa digitalización del negocio será un tema a desarrollar. Mientras tanto, se volverá necesario regresar a la nueva normalidad implementando todas las disposiciones sanitarias. 

En el caso de las personas que no cuentan con un espacio adecuado para trabajar desde casa, en cuanto al mobiliario, equipo y/o conexión a internet, además de dificultades en la convivencia familiar, en términos de disciplina y productividad, pueden preferir este orden relacionado con un esquema tradicional de horarios y espacios (1).

Tan sólo en la CDMX, los principales corredores de oficinas
concentran a más de 1.8 millones de personas diariamente (4).

Sugerencias ante el panorama actual

Sea cual sea la decisión que se tome respecto del modelo deberá realizarse en coordinación y planeación con las personas o el equipo de trabajo correspondiente, para mantener los índices de productividad, y progresivamente aumentarlos, además de planificar los espacios y horarios convenientes para trabajar, tratando de optimizar esta parte.

En Vallejo Properties estamos conscientes de estos cambios en la industria y el mundo, por lo que puedes contar con nosotros con el objetivo de realizar una transición ordenada para tu negocio, en términos de una búsqueda de espacio acondicionado a las nuevas disposiciones.

Si lo que buscas es más información sobre el panorama actual del sector de las bodegas, consulta: “Bodegas: tendencias, proyecciones y recomendaciones para el sector tras la pandemia”.

Como parte del panorama se avizoran nuevos acuerdos de contratación, que buscarán mantener el mercado del alquiler de oficinas con precios adecuados para los clientes y los proveedores.

Además, es muy importante aceptar que la concepción de la oficina está cambiando, en el sentido de ser considerada un lugar para hacer conexiones y lograr la colaboración de manera estratégica, y ya no como un espacio al que se debe asistir diariamente (6).

De hecho, esto se puede ver claramente con el concepto de oficina virtual, que se presentó varios años atrás como una opción donde se podía contar con una dirección comercial, con servicios de telefonía, correo, mensajería, alojamiento de mobiliario, prestación de salas de juntas con fines de comunicación para proveedores, clientes, socios, directivos y colaboradores, sin que fuera necesario asistir diariamente (7).

Esto implica que el control del espacio deberá mantenerse de forma electrónica, como una solución que permite expandir el negocio ante una reducción de costos, con un perfil vanguardista y flexible que, además, asegura un espacio sin que eso represente un riesgo de salud para las personas, ni económico para las empresas (7). 

Si deseas consultar más información sobre otro tipo de inmuebles, como las bodegas industriales, revisa: “Bodegas industriales: características, zonas y recomendaciones”.

Medidas de higiene a seguir para cumplir los lineamientos de sanitización Vallejo Properties
Habrá medidas específicas de higiene que las empresas deben respetar y seguir de manera constante, para cumplir con los lineamientos de sanitización.

Recomendaciones para la renta de oficinas tras la pandemia

Es muy importante tomar en cuenta que la reorganización de los espacios se da con el objetivo de cumplir con los temas de salud, seguridad, limpieza, edificación y diseño, por lo que se deberán hacer adaptaciones a los espacios que ya existen y generar nuevos proyectos de construcción que consideren este paradigma. Para algunas empresas, estos lineamientos actuales consisten en (8) (4):

• Instalar sistemas que regulen la temperatura, la tasa de humedad y la purificación del aire.

• Rediseñar las oficinas en función de la “sana distancia”, por ejemplo, con la vuelta de los cubículos para generar una separación física.

• Señalizar las medidas a considerar en diferentes momentos y espacios, como los elevadores, baños y pasillos, para que se sigan las indicaciones de “estornudo de etiqueta”, limpieza de manos y monitoreo de temperatura.

• Integrar el uso de gel antibacterial, expendedores de cubrebocas y toallas húmedas, sobre todo en lugares compartidos como sanitarios, salas de reuniones, zonas de impresión o cabinas telefónicas.

• Cambiar la colocación del mobiliario, sobre todo en áreas comunes, para reducir la capacidad en ciertos espacios y evitar aglomeraciones.

• Construir con materiales antimicrobianos para que los edificios de oficinas sean sostenibles e higiénicos. Esto incluye la edificación de pasillos amplios y unidireccionales.

• Evitar el contacto con botones, picaportes e interruptores de luz. Actualmente, algunas empresas están planeando acceder a ellos mediante comandos de voz.

• Limpiar escritorios constantemente, lo que significa eliminar objetos decorativos o personales (como fotos, que se pueden poner en los gabinetes) para disminuir los puntos de contagio.

• Crear protocolos específicos de recepción y sanitización de paquetería.

• Prever costos adicionales para actividades de limpieza y desinfección.

• Evaluar al personal, determinando quién es imprescindible en la oficina y quién puede trabajar desde casa. De acuerdo con esa selección, también se puede escalonar al personal y los horarios de trabajo por cuadrillas.

• Implementar formas de contacto y comunicación de manera digital.

Reducir el número de oficinas y la concentración de las mismas en áreas más estratégicas o centrales.

• Considerar un equipo portátil independiente para cada empleado.

• Seguir usando el recurso de videoconferencias, aunque se encuentren en la misma oficina.

Como ves, estas nuevas medidas requieren de una atención primordial para lograr la transición a la nueva normalidad. Por ello te recomendamos contar con un departamento especial dentro de tu equipo de trabajo, que se encargue de vigilar, en todo momento, el cumplimiento de las medidas sanitarias dentro de la empresa, y de proponer otras, en caso de ser necesario.

Si quieres saber más sobre otro tipo de espacios, como una nave industrial, consulta:
“Nave industrial: guía con todo lo que necesitas saber”.

Contemplar dentro o fuera del pago de renta de oficinas los costos de limpieza
Es necesario contemplar, dentro o fuera del pago de renta de oficinas, los costos de limpieza a profundidad en estos espacios.

Tendencias en la renta de oficinas en la pospandemia

Existen diferentes escenarios para atender esta transición. Algunas empresas están mudándose a oficinas más pequeñas y están rolando a sus colaboradores para evitar aglomeraciones.

También las hay que están cambiándose a oficinas más grandes para conservar a una cantidad similar de empleados en espacios donde puedan cumplir con las medidas de “sana distancia”. Incluso, hay empresas que han decidido rentar más oficinas para poder distribuir a los equipos de trabajo, según sus áreas departamentales (9).

La flexibilidad es pieza clave para adaptar tu negocio en esta época, al sincronizar la creación de espacios seguros con un modelo comercial ideal para ti.

En el caso de las grandes compañías, como Dell, han reafirmado que seguirán necesitando oficinas porque hay tareas que no pueden realizarse en otro lado (10), sobre todo si trabajan con equipo o instalaciones especiales, o manejan información que no puede, o debe, ser revisada en espacios domésticos con conexiones abiertas de internet (9).

La clave está en la evaluación y la capacidad de distribución y adaptación para la época, sobre todo en términos de conectividad y gestión. Si requieres asesoría para encontrar el mejor espacio que se adecúe a tus necesidades actuales, puedes ponerte en contacto con nosotros.

En algunos otros casos, se maneja la renta de oficinas temporales, es decir, mientras la emergencia pasa o se concluye el restablecimiento a la normalidad. Esto es común en situaciones urgentes, como desastres naturales o amenazas directas a la seguridad corporativa, pero se está considerando para algunos casos en los que la reorganización pueda llevar más tiempo de lo esperado (9).

Algunas acciones internas y estrategias contingentes que las empresas planean para este periodo, están centradas en la flexibilidad y la implementación de rutas digitales. De las que más destacan, son (11):

  • Flexibilidad en el trabajo (71%).
  • Digitalización de servicios internos y externos (con clientes) (58%).
  • Diversificación de proveedores (11%).
  • Outsourcing de funciones internas (4%).

También es importante tomar en cuenta la puesta en marcha de estrategias digitales no sólo para mantener la coordinación con tu equipo de trabajo, sino para seguir impulsando comercialmente a tu negocio, con herramientas como Google Ads o SEO.

Esto será importante para adaptar la mejor dinámica que brinde un óptimo nivel de productividad, flexibilidad, digitalización y transición a la nueva normalidad, que tu negocio, en aras de contar con un espacio seguro, necesite.

Si quieres saber más sobre las oficinas en renta CDMX (precios, clasificación), te invitamos a consultar: “Oficinas en renta en CDMX: zonas y recomendaciones”.

Modelos mixtos entre el home office y la renta de oficinas para actividades puntuales Vallejo Properties
En algunas empresas se valora la integración de modelos mixtos, entre el home office y la renta de oficinas para actividades puntuales, con el fin de lograr la transición a la nueva normalidad.

Conclusiones

Si bien la manera de habitar la ciudad y los espacios físicos, en específico los laborales y comerciales, ha cambiado, no se prevé que se descarte su uso al 100%, pues depende del giro de tu negocio y las dinámicas que requieras implementar para, por un lado, asegurar la permanencia de la empresa y su desarrollo comercial y, por otro, respetar las indicaciones sanitarias para el cuidado de la salud.

De alguna manera, los cambios que vienen alientan nuevas prácticas de innovación a nivel de la organización en las empresas, que se irán dando de manera gradual en el retorno a la nueva normalidad. 

Para eso será necesario que evalúes lo que requiere tu negocio, en busca de nuevas adaptaciones que sean seguras y flexibles, considerando que es un momento de prueba para toda la industria. En Vallejo Properties te acompañamos en este proceso de cambio y adaptación. Contáctanos para crear el mejor espacio de tu negocio.

Referencias

1. Andrés Hatum. El futuro del trabajo: oficinas en peligro. La Nación, 2020. Consultado el 29 de junio de 2020. 

2. Gebesa. 8 características de una oficina moderna. Gebesa, 2019. Consultado el 29 de junio de 2020.

3. Blanca Juárez. El coworking ya no es emergente, ahora lo miran las grandes empresas. El Economista, 2019. Consultado el 1 de julio de 2020.

4. Liz Cervantes. Así serán las oficinas después de la pandemia. El Ceo, 2020. Consultado el 30 de junio de 2020. 

5. Liz Cervantes. Corredores de oficinas carecen de opciones de movilidad para trabajadores. El Ceo, 2019. Consultado el 1 de julio de 2020.

6. JLL. COVID-19: Implicaciones inmobiliarias globales. JLL Research and Strategy, 2020. Consultado el 1 de julio de 2020.

7. Cise Business. Renta de oficinas virtuales, la mejor opción de cara a la Reforma Laboral. Cise Business, 2017. Consultado el 1 de julio de 2020.

8. Expansión. Así se transformarán los espacios de trabajo en la pospandemia. Expansión, 2020. Consultado el 30 de junio de 2020.

9. Chris Baraniuk. Qué son las «oficinas secretas» y cómo son una alternativa al teletrabajo en crisis como la del coronavirus. BBC, 2020. Consultado el 30 de junio de 2020.

10. El Financiero. La oficina nunca será la misma tras la pandemia. El Financiero, 2020. Consultado el 30 de junio de 2020. 

11. AMVO. Reporte 2.0 Impacto Covid-19 en venta online México. Asociación Mexicana de Venta Online (AMVO), abril 2020. Consultado el 1 de julio de 2020.

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